見出し画像

業務時間を削減できる、だけじゃない。人事労務担当が語るクラウドRPAの活用事例とその効果


業務効率化は、はたらく人間にとって永遠の命題ですよね。

特にルーティンワークを効率よく回すことは、業界問わず共通課題。Excel上で関数を走らせていても、コピペを繰り返さなければいけなかったり、何枚ものシートを往復しなければならなかったり…。「もう少し効率化できないかな?」と思う作業は少なからずあるのではないでしょうか。

ルーティーンワークをさらに効率化させたいあなたにオススメしたいもの。
それは「ロボット」です。

オートメーションテクノロジーSaaS事業を展開するBizteXが開発したクラウドRPA「BizteX cobit(以下、cobit)」は、ルーティーンワークを指示しておくことで、人間の代わりに業務を代行してくれるロボット。cobitの特徴としては専門知識が無くても簡単に作成することができ、工夫次第であらゆる業務内容の改善と効率化が可能になります。

そうは言っても、なかなか活用法を想像するのは難しいですよね。そこで今回は、人事労務を担当している「BizteX管理部」の川端さんに、実際のcobit活用事例について話を伺いました!

人事労務の主な業務内容について

川端さん写真⑩ _修正

人事労務の業務内容は、主に採用・人事施策・労務管理の3つです。それぞれの業務内容を簡単にご説明すると、採用は採用計画の把握・採用要件の確定・求人票の作成から始まり、各種人材エージェントとの打ち合わせまでを行います。人事施策はオンボード施策の企画や人事制度の構築をはじめ、各種社内施策の企画・運営などです。労務管理は、どこの会社さんも同じかとは思いますが、勤怠管理と勤怠の確定、残業計算、最終的な給与の確定が業務となります。

もちろん、この3つ以外にも業務は多岐にわたります。新入社員の方の備品購入やPC準備、入退社における社会保険等の手続きを社労士さんと連携したり、社内ツール系のアカウント発行なども。そのため、人間でなくても作業できるルーティーンワークはなるべくcobitに任せる業務フローを組んでいます。

人事労務でのcobit活用事例紹介

現在は大きく3つの点でcobitを活用しています。

■残業時間計算
BizteXでは36協定に基づいて、月80時間以上の残業を禁止しています。また、月45時間以上の残業は年6回までとなっています。昨今の働き方改革関連法の施行に伴い、これまで以上に残業時間の管理は徹底すべき事項です。そのため、人的ミスが発生しないようにcobitを活用して自動化しています。

勤怠システム上の残業時間をcobitで毎日データ取得して、勤務時間をスプレッドシートに書き込むことで、毎日当月の残業時間および残業時間見込みを算出しています。日々の勤務時間から残業時間の見込みを算出しているため、月45時間を超過しそうなメンバーに対して、早期にアラートを出せるようになりました。

■給与計算
給与計算はフレックス制か裁量労働制で異なるので、人的ミスが発生しやすい業務です。BizteXでは残業時間と同じ仕組みで、給与計算も自動化しています。勤怠システムに登録された勤務時間をcobitで自動取得をしてスプレッドシートに書き込み、給与を自動算出する仕組みです。

BizteXは当月締め・翌月25日払いなので、残業代の支給は1ヶ月分ズレるんです。しかも7営業日で月次決算を締めないといけないので、導入前は残業時間の算出が間に合わず、前月のみなし残業代で人件費の仮計上を行っていました。cobitで自動化したことにより、人的リソースを掛けなくても精緻化できたのは大きな収穫でしたね。

■取引先・採用候補者の反社チェック
BizteXではATS(採用管理システム)を活用して候補者が登録される仕組みになっています。そこで、登録された候補者をcobitが自動取得して、スプレッドシートに展開するように設定をしました。さらに反社チェックツールにて氏名検索を行い、同姓同名が掲載されている記事を自動で洗い出すよう指示もしています。

取引先についても同様に、稟議システムから法人名と代表者名をcobitが自動で取得する仕組みにしました。そして、反社チェックツールにて自動で記事を引っ張ってくるように設定もしています。

これにより、私たちはデータを取得する必要もなければ検索する手間もなく、cobitが提示してくれた記事を確認するだけで、取引先・採用候補者に関する反社チェックが完了できるようになりました。

業務時間だけでなく心理的負荷も大幅削減

■社員40名規模でも20時間/月の業務時間削減cobitを活用することで、20時間/月ほど業務時間の削減に繋がりました。現在BizteXは社員40名とまだまだ小規模で大した時間削減には繋がっていませんが、社員が増えればさらに効果を発揮すると考えています。会社規模100~300名で人一人分の業務時間削減が実現できると思っています。

■管理体制の強化
人手不足で手薄になりがちだった部分も、cobitのおかげでしっかりと遂行できるようになりました。例えば、反社チェックは取引開始の必須条件ですが、設立間もない企業では後手になりがちです。しかし、cobitを活用して、早い段階から仕組み化しておくことで、健全な取引が容易になりますよね。今後の事業規模拡大を見越して、cobitでルーティーンワークを回しておくことは大事な布石だと考えています。

■心理的負荷の削減
人的ミスや作業忘れがなくなったのも大きいです。労働時間の管理を毎日するのは実際かなり心理的な負荷がかかります。人がやらなくても自動的にcobitが動いてくれることによって、作業負荷の削減だけでなく、心理的な面においても改善できました。

専門知識不要、誰でも30分でロボットを作成できる

川端さん写真11_修正

cobitの導入は驚くほど簡単です。私はエンジニアでもないし、コードを書けるわけでもありません。でも、実際にcobitを触ってコツさえ覚えれば、簡単にロボットを作ることができました。作業フローを考えるところからロボットを作成するまで、慣れれば実に30分程度です。また、BizteXでは社内でのサポート体勢も充実しており、質問するとすぐにCSやエンジニアが答えてくれました。

そして、導入に伴って業務フローを構築するときに、cobitの活用も含めてどうすれば最も業務効率化になるのかも考えるようになったんです。イレギュラー対応要らずになるよう業務フローを組み、ルーティンワークの部分にcobitを組み込む形ですね。様々な業務に活用できて、誰でも簡単に作れるので、業務効率化に対する意識が以前よりも高まったように思います。

組み合わせ次第で活用事例は無限大!

いかがでしょう。cobitの魅力、十分伝わりましたでしょうか。

今回、管理チームでは人事労務のルーティーンワークをcobitにお任せしましたが、EC業界、広告業界、医療・福祉業界など、cobitが自動化対応できる業務は無限にあります。

2020年7月にパートナー契約を結んだAI inside社のAI-OCRを活用して経理業務の自動化も構築しています。この自動化フローが完成したらBizteXジャーナルでお伝えしますので、どうぞお楽しみに!自社でcobitを使い倒して多様な活用事例を作り、その魅力を皆さんにお届けします。

ルーティーンワークの自動化はcobitにお任せあれ!

▼AI inside社との共催セミナーレポート

▼その他cobit活用事例のご紹介


Twitterでは更新記事やイベント情報の発信を行っております!

スキうれしいです!
12
「オートメーションテクノロジーで新しいワークスタイルを実現する」をミッションに掲げるBizteX株式会社の公式noteです。BizteXで働く人々や社内イベント、サービス、iPaaSやSaaS領域等について発信しています。 https://www.biztex.co.jp/

こちらでもピックアップされています

BizteXのサービスのこと
BizteXのサービスのこと
  • 1本

BizteXのサービスについて発信します。BizteXのサービス事例などをお伝えしていきます。

コメントを投稿するには、 ログイン または 会員登録 をする必要があります。