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スタートアップ役員が語る"管理部でもできる"こと。管理部からの業績貢献とは

社内システムの利便性向上は、セキュリティ担保との兼ね合いを考えなければなりません。そこで、BizteXの管理部は何を大事にしているのか、執行役員管理部長の辻井さんがよく口にする「攻めの管理部」とはどのような管理部なのかを、詳しく聞いてみました!

直近の課題は社内システムの整備推進

川端「本日はよろしくお願いします!辻井さんは2020年5月にBizteXの執行役員管理部長としてご入社されました。辻井さんのミッションを教えてください。」

辻井「ミッションは会社が成長するための土台作りです。IPOを目指す目指さないに関わらず、組織体制の構築やガバナンス体制の強化を実施することで企業価値を向上させつつ、各ステークホルダーへの説明責任を果たせる会社を目指す。具体的には、株主、従業員、従業員の家族、その周りの人たちに『BizteXって良い会社だよね。』と思ってもらえる、文化や制度の整備構築が役割だと考えています。」

川端「ありがとうございます。ステークホルダーにBizteXを信頼してもらうためにも、社内の仕組みの整備は重要な課題ですよね。その一環である社内システムの整備について、現状どのような所に課題があると思いますか?」

辻井「現状、複数のシステムを使用していますが、データが一気通貫でないところが課題ですね。情報不足はもちろんのこと、あちこちで類似情報の入力や、同じ情報を別のシステムに二度入力しなければならないケースが発生しています。」

川端「身に覚えがあります……。今後、辻井さんは社内システムをどのように変えていきたいですか?」

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辻井「決まった場所に情報入力をすると全システムに反映される状態にしたいです。今はまだ40名規模の会社でデータ量も多くはないで状況です。しかし、これから規模が拡大したり、現状の規模でも、よくあるケースとして、人事評価によって役職や給料、所属が変わると、複数のシステムを一つひとつ変更していかなければいけなく、それは自体は単純作業ですが、純粋に無駄な手間です。これは重要なデータであるため、間違えることのできない作業ですが、手作業だとミスが生じるリスクもあります。なので、API連携や自社システムの『BizteX cobit(以下、cobit)』『Biztex Connect(以下、Connect)』を活用しながら、スムーズに連携される仕組みを作りたいですね。インポートレンジや関数に頼っていると属人化してしまうので(笑)、コーポレートエンジニアと連携してシステムで解決していきたいです。」

管理部にこそ自社システムを使い込む意味がある

川端「辻井さんがドッグフーディングを積極的に行っている理由を教えてください。」

辻井「理由は2つあります。1つ目はムダをなくすことに重きを置いているからです。純粋に工数を省いたり、ヒューマンエラーが起きそうな部分はロボットに実行させたり……、業務のムダは徹底的に無くしていきたいと考えています。

2つ目の理由は、自社システムを使い込むことが事業成長に非常に重要だと考えているからです。社内で生まれたユースケースは他社に事例として展開ができ、とくに管理部が携わるバックオフィス業務は、どの会社でも必須業務になります。会社によって、完全にアウトソーシングする場合もあれば、社内で対応する場合もあるでしょう。だからこそ、我々が使い込んで『アウトソーシングをしなくても自動化できる仕組み』をパッケージ化すれば、業界・規模問わず全ての会社さんに対してご提案できるのではと思っています。」

川端「確かに、辻井さんが入社されてからの管理部では『cobitかConnectで自動化出来ないか?』を常に考えるように徹底していますもんね。私自身も新たな業務が発生したら、最初に自社サービスの活用を検討するようになりました。もちろんcobitやConnectだけでは解決出来ない部分もあるので、そこはコーポレートエンジニアにも入ってもらいながらですね。」

辻井「そうですね。現状としては、経理業務や給与計算の自動化も進めていますが、今後も積極的に業務の自動化をしていきたいです。事業規模が拡大すれば、生産性向上のために自動化が必要になる思っているので。」

世の慣習でも「有効性の高くないセキュリティ対策」はしない

川端「社内システムや運用ルールを整備していく中で、利便性とセキュリティのバランスが論点になることがあるかと思います。この点、辻井さんの考えを教えてください。」

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辻井「『慣習にとらわれず、有効性の高くないことはしない。意味のあることは必ずする。』これをベースに考えています。

例えば、鍵をかけたzipファイルを1通目で送りパスワードは2通目で送る、ことを皆さんやりますよね。あれはウェブ上に解読フリーソフトも転がっているので実際あまり有効性の高くないことだと思っています。
その反面、外部アクセス権を付与するフォルダ制限は、必ずやるべきだと考えています。理由は、将来的にファイル数が何千何万と膨れ上がったとき、どのファイルに誰の権限を与えていたか制御出来なくなってしまう恐れがあるからです。アップデートした情報が外部に漏洩する状況は、非常に危険で社内の情報資産を守るためにも出来ることは必ず行うよう心掛けています。」

川端「なるほど。人によって『有効性の高いこと』の線引きは異なると思いますが、意識のすり合わせはどのように行いますか?」

辻井「情報資産を取り扱うことへの感度は、社内研修で統一化しています。世の中の慣習も大事ですが、それをなぜ行うのか、本質を理解した上でやるべき・やらないべきことを都度検討するべきだと思っています。」

川端「先ほど、コーポレートエンジニアと一緒に社内システムを良くしていきたいと仰っていました。コーポレートエンジニアについて思うことを教えてください。」

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辻井「社内システムの整備には、コーポレートエンジニアの力が非常に重要だと思っています。というのも、PCの情報資産管理であったり、システム間の最適な連携を専門性の観点で自分の技術では最適な対策ができないと思っているからです。なので、その辺りはコーポレートエンジニアと協力して、セキュリティの向上をしつつ、無駄のない最適なシステム連携に繋げていきたいですね。

今後社内情報を一気通貫させる上で、セキュリティ面の意識をする必要もあります。利便性を求めるあまり、システムに登録した情報がすべて筒抜けになっては意味が無いですし安全且つ、効率的な機能を作れるのは、やはりコーポレートエンジニアしかいません。餅は餅屋でやった方がいいと考えているので、連携しながら一緒に頑張っていきたいです。」

業績や企業価値に貢献する「攻めの管理部」でありたい

川端「辻井さんはよく『攻めの管理部』と言いますが、何を指しているのか教えてください。」

辻井「そうですね……、管理部の業務はコンプライアンス意識が高く法令を遵守するための会社の土台を作る仕事が主になります。ミスをしてはいけない堅い業務ばかりですが、そこばかりに囚われてはいけないと思うんですよね。管理部も事業に貢献するべきだと考えています。」

川端「管理部も事業に貢献することは大事ですね。いつからその考えを持たれているのですか。」

辻井「この考えは前々職のときに身につきました。上司からコスト削減と業務効率化によって事業へ貢献できると常々言われていたことと、興味本位で自分が開拓したアライアンスが一定規模の売上を作れたことが原体験になります。管理部主導でも事業に貢献でき、売上を作れることを知りました。以降、社内のいかなる部署でも、事業に貢献すべきだと常々考えているんです。

管理部はコストコントロールも大事ですが、売上貢献や業務効率化を意識することも必要です。ゆえに管理部と密接する他部署の業務にも、積極的に携わり効率化を提案出来る状態にしていきたいと考えています。例えば、申込書の回収フローは、基本的には事業部の業務フローではありますが、会社全体を良くするためには、管理部から管理部にしかない目線で改善提案をすることができます。コストも売上も、自部門の最適化だけでなく、全社的な最適化を目指していきたんです。全社で攻めるためにも、土台作りをしながら『攻めの管理部』として動いていきたいと考えています。」

川端「なるほど。管理部はどうしてもコストセンターだと言われがちですが、辻井さんが思う管理部は範囲内の役割を全うするだけではないと。」

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辻井「そうですね。というか、当社ぐらいの規模感で社内をコストセンターとプロフィットセンターで切り分けること自体がふさわしくないと思っています。どの企業も自身の目標達成を目指すのは同じです。しかし、当社のような100名未満の組織では自部門以外にも興味を持ち、互いに意見や知恵を出し合い、全員で全社目標を達成させる必要があると思っています。そのため、一人ひとりの成果は個人で達成できたものではなく、全員の努力で作り上げたものだと考えます。たとえば、大企業の場合、営業は既存商品を売るだけで、商品企画や開発まで意見が通らないでしょう。しかし、当社の規模感ではどの部門でも全員が意見できる環境ですし、むしろ、そうしなければいけないと思っています。なので、管理部も会社の一員として事業貢献できる部分はあると思っていて、常にその意識を持ち行動することが業績貢献につながると考えます。例えば、管理部門は様々企業から営業を受けることが多いですが、営業を受けている企業に対して、当社のサービス等を紹介してその企業のお役に立てるところを探し、ご提案する等です。だからこそ、当社ぐらいの規模感ではコストセンターとプロフィットセンターで切り分けるべきではないと思っています。」

川端「ありがとうございます。最後に『攻めの管理部』として今後の動き方を教えてください!」

辻井「正直BizteXの管理部が攻めているとは思っていません。むしろ管理部のスタンダードがこうあるべきだと思っています。営業だから、開発だから、管理部だからと切り分けて動くのではなくて、会社として抱える課題に対して全員が一丸となって向き合いながら解決していきたいです。

各々の与えられた役割は、あくまで最低限達成しなければいけないミッションだと思います。そのミッションに加えて全員が会社のことを考え、部署を超えた組織作りができるようにこれからも尽力していきたいですね。」

川端「辻井さん、ありがとうございました!」

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